Eine Freundin, selbst Führungskraft, weiß, dass ich mich mit KI auskenne.
Neulich schickte sie mir eine Nachricht: „Kannst du kurz drüberschauen?”
Wir redeten und sie zeigte mir ihren Chat.
Eine Stunde hatte sie an einem Bericht gearbeitet. Prompt um Prompt. Das Ergebnis war immer noch nicht gut.
Dann sagte sie: „Ich versteh das nicht. Wenn ich das ohne KI gemacht hätte, wäre ich jetzt schon fertig.”
Ich schaute auf den Chat. Und dachte: Ich weiß, warum.
Ich fragte: „Was hätte am Ende rauskommen sollen — konkret?”
Kurze Pause.
„Ein Bericht halt. Mit den Zahlen drin.”
Da war es.
Das Problem liegt vor dem Prompt.
Künstliche Intelligenz hat kein Bild davon, wen Sie erreichen wollen.
Sie ist ja nicht intelligent im menschlichen Sinne, sondern berechnet mögliche Ergebnisse auf Basis von Wahrscheinlichkeiten.
Ich kann das nicht oft genug betonen, denn hier liegt meines Erachtens das grösste Missverständnis in Bezug auf KI.
Ein Missverständnis, dass zu falschen Erwartungen führt.
KI rechnet. KI denkt nicht.
Nicht beim Bericht, nicht beim Feedback-Gespräch, nicht bei der Mail ans Team.
Sie berechnet das Ergebnis aus dem, was man ihr gibt.
Wer ein Thema nennt, bekommt einen Text über das Thema. Vollständig, sprachlich ordentlich und trotzdem nicht das, was man wollte. Man korrigiert. Prompt zwei, dann drei. Der Chat wird länger.
Wer ohne Zielbild korrigiert, justiert nur die Richtung, ohne zu wissen, wo er ankommen will.
Um wirklich gute Ergebnisse zu liefern, braucht die KI Antworten auf diese drei Fragen:
1. Wer liest oder nutzt das Ergebnis? Die konkrete Person — ihre Rolle, ihr Wissensstand, wie viel Zeit sie hat.
2. Was soll danach passieren? Welche Entscheidung, welche Handlung, welches Verständnis soll das Ergebnis auslösen?
3. Wie soll das Ergebnis aussehen? Länge, Format, Ton — so konkret wie möglich.
Das gilt für einen Bericht genauso wie für ein Feedback-Gespräch, eine schwierige Mail oder eine Entscheidungsbegründung.
Wer diese drei Fragen beantwortet hat, bevor er den ersten Satz tippt, braucht meistens nicht viele weitere Prompt-Runden.
Der Bericht. Das Gespräch. Die schwierige Mail.
Hier sind dazu ein paar Beispiele aus dem Führungsalltag.
Wochenbericht für den Vorgesetzten: Den Bericht schreiben ist nicht das Problem. Einen schreiben, den die Person, die ihn liest, wirklich braucht, das schon. Das kennen Sie garantiert auch.
Denken Sie kurz folgende Fragen durch:
- Wer liest ihn und wie viel Zeit hat diese Person?
- Was soll danach entschieden oder verstanden sein?
- Was weiß sie bereits, was ist neu?
Mit den Antworten wird der Prompt deutlich konkreter, vielleicht ungefähr so:
„Schreib eine einseitige Zusammenfassung für meinen Vorgesetzten, der fünf Minuten hat. Er kennt die Ausgangslage. Am Ende soll klar sein, ob wir das Budget freigeben.”
Feedback-Gespräch vorbereiten: Schwierige Gespräche scheitern selten an fehlenden Argumenten, sondern meist daran, dass man noch nicht weiß, was man eigentlich erreichen will.
- Ist das Ziel Korrektur, Entwicklung oder Klärung?
- Wie belastbar ist die Beziehung — fragil oder stabil?
- Was soll die Person nach dem Gespräch konkret anders machen?
KI braucht genau diese drei Antworten, um etwas Brauchbares zu liefern:
„Ich führe morgen ein Feedbackgespräch. Die Beziehung zum Mitarbeiter ist noch fragil, erst drei Monate Zusammenarbeit. Danach soll er wissen, was sich ändern muss, und es auch wollen. Schreib mir einen Einstieg.”
Schwierige Nachricht ans Team: Manche Mails schreibt man zweimal, dreimal, viermal. Weil jede Version irgendwie falsch klingt.
Die Antworten auf diese drei Fragen machen den Unterschied:
- Was ist die eine Botschaft, in einem Satz?
- Was befürchtet das Team zu hören und was davon stimmt nicht?
- Sollen die Lesenden reagieren, und wenn ja: wie?
Wer die Antworten weiß, promptet in diese Richtung:
„Ich muss kommunizieren, dass wir zwei Projekte verschieben. Das Team wird befürchten, dass dahinter grundsätzliche Budgetprobleme stecken — das stimmt nicht. Ich will Verständnis, keine Panik. Entwurf bitte.”
Eine dieser Situationen. Diese Woche.
Das Muster ist bei allen drei gleich: Wer, Was danach, Wie.
Wenn Sie dieses System für sich nutzen wollen, könnte das hier Ihr Einstieg sein:
1. Nehmen Sie eine der Situationen, die diese Woche sowieso ansteht. Beantworten Sie die drei Fragen davor. Das braucht fünf Minuten, nicht mehr.
2. Schreiben Sie die Antworten in den ersten Satz des Prompts. Vor dem Thema, vor den Inhalten, vor allem anderen.
3. Freuen Sie sich, dass Sie diesmal ein sehr viel besseres Ergebnis in sehr viel kürzerer Zeit haben.
Wer diese drei Fragen regelmäßig beantwortet, kommuniziert klarer. Mit KI. Und ohne.
Ich habe meiner Freundin nach unserem Gespräch drei Fragen geschickt.
Dieselben drei, die oben stehen.
Die Stunde kommt zurück. Versprochen.
P.S. Wenn Sie jemanden kennen, der mit KI arbeitet und sich fragt, warum die Ergebnisse nicht kommen — leiten Sie diese Mail weiter.
P.P.S Alle bisherigen KI-Briefings finden Sie hier: https://ki-briefing.kit.com
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Hinweis: Dieser Beitrag ist in enger Zusammenarbeit mit KI geschrieben worden und persönlich von Dr. Beate Freuding, Geschäftsführerin von The Digital Leader, kuratiert. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und Orientierung. Er stellt keine Rechtsberatung dar und kann eine individuelle juristische Prüfung im Einzelfall nicht ersetzen. Für Entscheidungen, die auf Basis dieses Beitrags getroffen werden, übernimmt die Autorin keine Haftung.