Wenn ich Geschäftsführungen in meinen Projekte berate, kommt häufig das Thema "KI im Projektmanagement" auf. Viele meiner Kund:innen sind im Projektgeschäft tätig.
Meist kommt dann auch die Frage, welches neue Tool sie anschaffen bzw. welche neue Plattform sie einführen sollen.
Dabei braucht es gar nichts Neues.
Die KI, die im Projektalltag am meisten bringt, sitzt meistens schon da, wo ohnehin gearbeitet wird und auch Sie haben sie wahrscheinlich: Teams, Outlook, Planner oder Jira.
Natürlich verstehe ich den den Wunsch nach etwas Neuem. Denn das wird ja meist auch auf LinkedIn etc. propagiert: Am besten ist dieses KI-Tool. Nein, das hier. Und so weiter. Es braucht unbedingt ein Tool, das alle bisherigen Probleme löst.
Dabei lohnt sich der Blick ins Bestehende fast immer zuerst.
Fünf Bereiche, keine neue Software
Gemeint ist keine einzelne Anwendung, sondern eine Handvoll wiederkehrender Aufgaben, die sich automatisieren oder beschleunigen lassen. Und die Technik dahinter ist in den meisten Fällen eben längst in den Tools eingebaut, die Ihr Team ohnehin nutzt.
Mit diesen bestehenden Tools können Sie im Grunde alles, was Projektmanagement ausmacht, KI-fähig machen:
1. Planung & Strukturierung: Die KI zerlegt große Ziele in Arbeitspakete und macht Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sichtbar, bevor eine Verzögerung an einer Stelle den ganzen Zeitplan mitreißt. Der Plan passt sich mit an, wenn sich etwas verschiebt.
2. Kommunikation & Dokumentation: Meeting-Notizen samt To-dos entstehen automatisch. Statusberichte, E-Mail-Entwürfe, Präsentationen für unterschiedliche Stakeholder ebenfalls, aus denselben Daten, im jeweils passenden Format. Das Team bekommt die Detailversion, die Geschäftsführung die Kurzfassung.
3. Risikomanagement: Abweichungen bei Budget, Ressourcen oder Timeline werden früh sichtbar, bevor sie eskalieren. Muster aus früheren Projekten helfen, ein neues Risiko realistischer einzuschätzen. Sie erklären dann nicht mehr hinterher, warum es niemand kommen sah.
4. Wissensmanagement: Projektdokumente werden automatisch verschlagwortet und durchsuchbar. Lessons Learned verschwinden nicht mehr in Protokollen, die ohnehin niemand zweimal liest.
5. Automatisierte Abläufe: Ein Agent überwacht Deadlines, verschickt Erinnerungen, hält Status-Updates am Laufen. Im Hintergrund, ohne dass jemand ihn anstoßen muss.
Für alle fünf Bereiche braucht es kein neues KI-Tool.
Am meisten überrascht das Teams, die ihre eigene Software noch gar nicht richtig kennen. Microsoft Copilot läuft in Teams oft schon mit, ungenutzt. Zumeist, weil niemand weiß und damit gar nicht hinterfragt hat, was das Tool eigentlich alles kann.
Ein Beispiel dazu, aus dem Dossier, das unten verlinkt ist: Ein IT-Dienstleister sammelte für den wöchentlichen Statusbericht ans Steering Committee Daten aus Planner, Jira, Excel und E-Mails von Hand zusammen. Bis der Bericht fertig war, war er oft schon wieder veraltet.
Jetzt zieht Copilot dieselben Daten direkt aus Planner und Excel. Der Bericht liegt montags um 9 Uhr in Teams. Vor dem Meeting.
Es braucht also: kein neues Tool, keine neue Plattform, sondern nur die Software, die ohnehin schon lief.
Was bleibt, ist die Kontrolle über das Ergebnis. Die Zahlen im Bericht muss natürlich trotzdem jemand prüfen, bevor sie ans Steering Committee gehen. Die KI liefert den Entwurf, die Verantwortung dafür bleibt aber natürlich bei dem bzw. der Projektmanger:in.
Vorbereitung ist nicht gleich Entscheidung
Das gilt für alle fünf Bereiche: KI = Fleißarbeit ja, KI = Entscheidung nein.
Wer diese fünf Bereiche kennt, muss sich nicht als Erstes fragen, welches Tool als Nächstes eingeführt werden sollte. Die bessere erste Frage ist, welcher dieser fünf Bereiche im eigenen Projektalltag gerade am meisten Zeit frisst.
Genau darauf richte ich in Beratungsgesprächen als erstes den Blick, lange bevor überhaupt über ein neues Tool gesprochen wird. Meistens reicht es, genau dort einmal genauer hinzuschauen, bevor irgendwo ein neuer Vertrag für ein super-duper KI-Tool unterschrieben wird.
P.S. Wenn in Ihrem Team gerade über ein neues KI-Tool für Projekte diskutiert wird: Das unten verlinkte Dossier eignet sich gut, um genauer zu verstehen, wie KI im Projektmanagement funktionieren kann.
P.P.S Alle bisherigen KI-Briefings finden Sie hier: https://ki-briefing.kit.com
|
|
KI im Projektmanagement
Ein Leitfaden für alle Projektmanager:innen, die KI für Ihre Projekte verstärkt nutzen wollen
|
Und wenn Sie mehr als nur mitlesen wollen – so kann's weitergehen:
The AI Leader
Ein persönlicher Denk- und Entscheidungsraum, um Künstliche Intelligenz einzuordnen, Verantwortung zu klären und sicher zu entscheiden. Keine Schulung, keine Tools, keine Umsetzung, sondern Orientierung auf Entscheiderebene.
The AI Organization
Ein klarer Verantwortungsrahmen für den strategischen Umgang mit KI. Für Organisationen, in denen KI bereits Thema ist, aber ohne klare Linie.
Wenn Sie einen Themenwunsch für das KI-Briefing haben – schreiben Sie mir gern: ki-briefing@digital-leader.eu
Hinweis: Dieser Beitrag ist in enger Zusammenarbeit mit KI geschrieben worden und persönlich von Dr. Beate Freuding, Geschäftsführerin von The Digital Leader, kuratiert. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und Orientierung. Er stellt keine Rechtsberatung dar und kann eine individuelle juristische Prüfung im Einzelfall nicht ersetzen. Für Entscheidungen, die auf Basis dieses Beitrags getroffen werden, übernimmt die Autorin keine Haftung.