Eine gute KI-Leitlinie passt auf eine Seite.
Sie brauchen dafür nicht unbedingt eine Rechtsabteilung und auch kein zehnseitiges Rahmenwerk.
Sie brauchen vielmehr Antworten auf die drei Fragen, die sich Ihre Leute bei ihrer Arbeit wirklich stellen:
- Darf ich diese Daten in das KI-Tool reinschreiben?
- Was mache ich mit dem Ergebnis?
- Wen frage ich, wenn ich unsicher bin?
Eine Leitlinie, die diese drei Fragen beantwortet, bringt mehr als die meisten langen Dokumente.
Warum das zählt, zeigt eine große Studie der University of Melbourne mit KPMG aus dem Frühjahr 2025, gut 48.000 Befragte in 47 Ländern:
Fast die Hälfte der Mitarbeitenden hat schon sensible Firmen- oder Kundendaten in öffentliche KI-Tools geladen. Meist nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil ihnen niemand gesagt hat, was in Ordnung ist und was nicht.
Vielleicht hilft ein Vergleich:
Eine KI-Leitlinie ist die Verkehrsordnung für den KI-Einsatz in Ihrem Haus. Eine Stadt ohne Verkehrsregeln funktioniert eine Weile, die meisten kommen voran. Bis zur ersten Kreuzung, an der zwei gleichzeitig fahren. Bei der Schuldfrage fragt dann jeder, wer Vorfahrt hatte. Klare Regeln klären das vorher. Für den KI-Einsatz gilt dasselbe.
Genau da können Sie ansetzen. Und es ist einfacher, als es klingt. Sieben Dinge gehören in eine KI-Leitlinie hinein:
1. Der erste Punkt gehört den Daten.
Am einfachsten ist eine Ampel:
- Grün ist alles ohne sensible Daten: Textentwürfe, Ideen, Zusammenfassungen.
- Gelb sind sensible oder personenbezogene Daten und zwar nur in freigegebenen, vertraglich abgesicherten Tools und möglichst anonymisiert.
- Rot sind Kunden- oder Personaldaten in freien, öffentlichen Tools und Entscheidungen, die die KI ohne einen Menschen trifft.
Wer die Ampel im Kopf hat, muss nicht bei jeder Kleinigkeit fragen und lädt auch keine Kundendaten irgendwo hoch.
2. Jemand muss draufschauen, bevor etwas rausgeht.
Eine KI liefert einen Vorschlag auf Basis einer Wahrscheinlichkeitsrechnung, kein geprüftes Ergebnis. Das wissen viele nicht bzw. berücksichtigen es nur unzureichend: Zwei Drittel der Befragten verlassen sich laut der oben genannten Studie auf KI-Antworten, ohne sie zu prüfen.
Halten Sie fest, wann und an welcher Stelle ein Mensch gegenlesen muss und wer das ist.
3. Eine kurze Liste erlaubter Tools schafft Ruhe.
Eine große Anzahl der Mitarbeitenden greifen zu freien, öffentlichen Tools. Eine Liste freigegebener Werkzeuge und ein einfacher Weg, ein neues anzumelden, geben Orientierung, ohne dass Sie alles verbieten müssen.
4. Ehrlichkeit im Umgang mit KI gehört ausdrücklich hinein.
Viele geben KI-Arbeit als eigene aus, oft schlicht, weil sie nicht wissen, ob sie es dürfen.
Ein Satz reicht im Grunde: KI darf unterstützen, die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei der Person, die die KI verwendet und das Ergebnis entsprechend überprüfen und bewerten muss. Und wo Kund:innen es wissen sollten, sagen Sie es ihnen.
5. Was erlaubt ist, kommt vor dem, was verboten ist.
Das drehen die meisten um. Nennen Sie zuerst, wofür KI bei Ihnen ausdrücklich erwünscht ist. Die Grenzen ergeben sich danach fast von selbst. Sie kennen es selbst: Ein Regelwerk, das mit einem Ja beginnt, wird auch gelesen.
6. Ohne einen Ansprechpartner bleibt jede Regel Theorie.
Am Anfang reicht eine Person, an die man sich wenden kann, wenn etwas unklar ist, und ein einfacher Weg, Bescheid zu geben, wenn etwas hakt.
Erst wenn Sie Ihre KI-Nutzung ausbauen und größere Unternehmensbereiche KI unterschiedlich anwenden, braucht es dafür ein differenziertes Vorgehen.
7. Eine gute Leitlinie ist ein lebendes Dokument.
Fangen Sie mit einer Seite an, setzen Sie einen festen Termin, an dem Sie sie überprüfen, und fragen Sie Ihre Leute, wo es in der Praxis klemmt. Die wissen es oft besser als jedes Muster aus dem Internet.
Über all dem steht eine einzige echte Pflicht, die jedes Unternehmen trifft, das KI nutzt:
Seit Februar 2025 verlangt der EU AI Act ein nachweisbares Mindestmaß an KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden. Das klingt nach mehr, als es ist. Die Mitarbeitenden müssen das Grundprinzip von KI verstehen und wissen, wie sie das jeweils benutzte Tool sicher verwenden können.
Fast alles andere in einer guten KI-Leitlinie ist gesunder Menschenverstand, aufgeschrieben.
Und was mir auch noch wichtig ist:
Eine gute KI-Leitlinie bremst Sie nicht in Ihrer Arbeit aus. Sie gibt vielmehr Ihren Mitarbeitenden Sicherheit beim Umgang mit KI und Ihnen die Gewissheit, dass KI in guten Bahnen läuft.
Ich empfehle Ihnen: Überlegen und entwerfen Sie nicht die perfekte Vorlage. Eine Seite reicht - mit den Antworten auf die drei Fragen von oben.
P.S. Wenn Sie gerade an Ihrer eigenen Leitlinie arbeiten oder merken, dass es noch keine gibt, melden Sie sich gern, wenn ich Sie dabei unterstützen soll.
P.P.S Alle bisherigen KI-Briefings finden Sie hier: https://ki-briefing.kit.com
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Leitfaden "KI einfach erklärt"
Ein Leitfaden für alle, die das Thema Künstliche Intelligenz schnell und im Überblick verstehen wollen
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Und wenn Sie mehr als nur mitlesen wollen – so kann's weitergehen:
The AI Leader
Ein persönlicher Denk- und Entscheidungsraum, um Künstliche Intelligenz einzuordnen, Verantwortung zu klären und sicher zu entscheiden. Keine Schulung, keine Tools, keine Umsetzung, sondern Orientierung auf Entscheiderebene.
The AI Organization
Ein klarer Verantwortungsrahmen für den strategischen Umgang mit KI. Für Organisationen, in denen KI bereits Thema ist, aber ohne klare Linie.
Wenn Sie einen Themenwunsch für das KI-Briefing haben – schreiben Sie mir gern: ki-briefing@digital-leader.eu
Hinweis: Dieser Beitrag ist in enger Zusammenarbeit mit KI geschrieben worden und persönlich von Dr. Beate Freuding, Geschäftsführerin von The Digital Leader, kuratiert. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und Orientierung. Er stellt keine Rechtsberatung dar und kann eine individuelle juristische Prüfung im Einzelfall nicht ersetzen. Für Entscheidungen, die auf Basis dieses Beitrags getroffen werden, übernimmt die Autorin keine Haftung.